파주시청/의전행사 편람
파주시가 주관하거나 산하 단체에서 개최하는 행사의 진행 순서 및 좌석 배치 등의 기준으로 2012년 총무과에서 작성된 지침이다.
개요
파주시는 각종 행사 개최시 진행 순서 및 좌석 배치 등의 의전 기준을 표준화하여 진행한다. 관례적으로 행정기관에서는 대부분 정부의전 편람 기준에 의거 의전 행사를 진행하지만 1991년부터 지방자치제가 되면서 기관장의 축사 순서 및 자리 배치의 변화가 생겼다.
행사 준비 일반
행사 시기
- 법령이나 관례적으로 정해진 경우는 해당 일자에 개최하고 공휴일이면 전일에 개최하는 것이 원칙이나 상황에 따라 조정 가능하다.
- 각종 시 단위 대회나 장관 또는 도지사가 참석해야 할 행사는 사전에 해당 기관과 행사 일시를 조정한다.
- 행사 시간은 가급적 오전 10시가 일반적이나 오전 11시에 개최하는 행사는 오찬 등의 별도 계획을 마련한다.
초청 범위
- 초청 인사는 행사장의 수용 규모, 행사와의 관련 정도에 따라 결정하고 축제 행사는 다수를 초청한다.
단상 배치의 결정
- 꼭 필요한 경우를 제외하고 가급적 단상 좌석 설치를 지양하고 내빈 좌석을 필히 확보한다.
- 기관장의 이취임식이나 퇴임식의 경우 단상에 좌석을 배치한다.
- 주요 인사는 객석 전열에 배치하여 참석 인사와 공감대를 형성한다.
행사 구분
- 식전 행사 : 동영상 시청, 식전공연 등을 통해 행사 분위기를 집중 시킨다
- 본 행사 : 개회선언, 시상, 기념사, 축사 등을 진행한다
- 식후 행사 : 축하공연, 추첨행사 등 행사 성격에 필요한 이벤트를 진행한다.
- 주요 내빈의 경우 본 행사에 맞추어 참석 안내 (별도 내빈실 마련)
행사장 배치도 및 주차계획
- 전체적인 행사장을 파악할 수 있도록 배치도 작성시 초청인사의 좌석을 표시한다.
- 예 : 좌석에는 가급적 기관장석, 도․시의원석, 단체장석 등으로 표시하고 가급적 직위와 성명 부착하여 혼선방지
- 주차는 행사장 근거리의 주차장을 선정한다.
초청 및 행사장 준비
초청
초청인사 결정 및 명부작성
- 행사장에 수용할 수 있는 인원을 감안하여 초청대상자를 선정하고 명부를 작성한다.
- 안내사항을 염두에 두고 행사장 좌석배치 및 가나다순 그리고 차량번호 순 등으로 작성한다.
초청장 작성
- 초청 내용에는 행사의 명칭(“제8회 파주개성인삼축제등) 기술하고 일시와 장소는 눈에 잘 띄게 고딕체 등으로 인쇄한다.
- 정책홍보팀에 초청장 문구 및 디자인 자문
초청장 발송
- 초청장은 주차카드(필요시)를 함께 동봉하여 10일전에 발송하여 사전 고지한다.
- 우편 발송의 경우에는 초청장 봉투에 주소․성명을 기입하고 직위는 생략하는 것이 일반적이다. 직장이나 인편 전달시에는 직위를 기입한다.
초청 대상자 참석 여부 확인
- 좌석을 지정할 경우에는 반드시 참석 여부를 사전 확인하고 행사시 좌석을 안내한다.
기타 사항
- 통상 초청 인원의 30%가 참여하므로 참석률을 고려하여 초청한다.
- 자택으로 발송하는 경우에는 초청장을 남들이 볼 수 있는 경우가 있어 개인 사생활 보호 차원에서 생략한다.
- 직장으로 발송할 경우는 반드시 정식 직위를 사용한다.
- 예) 한전지점장(X) ⇒ 한국전력공사 파주지점장 / 민주평통회장(X) ⇒ 민주평화통일자문회의 파주시협의회장
- 초청 대상자는 엑셀로 작업 후 ‘폼텍 디자인 프로’ 프로그램으로 라벨 작업을 한다.
행사장 준비
준비 방향
- 행사장은 원칙적으로 보유 시설(회의실, 강당) 활용, 보유 시설이 없는 경우 편리한 위치의 타 시설을 활용한다.
- 행사장 준비는 개최일 1일전 모두 완료한다.
- 행사장내 발언대, 계단 등 내빈 동선을 따라 수차례 이동 점검한다.
- 음향기기나 방송 장비는 사전 점검하고 무선 마이크 (예비용 건전지 확보) 등 예비품을 준비한다.
점검 사항
- 행사전 단상의 마이크는 첫 번째 개회사 주빈의 키 높이에 맞춰 조절하고 ON으로 세팅
- 동영상 및 PT 자료는 최소 2번 이상 확인
- 개회사 및 축사가 길 경우를 대비 물잔을 단상 위에 준비
- 말씀 자료는 2부 준비
- 표창장 등 훼손 유의
- 행사 진행 시나리오는 충분히 준비 (담당자, 사회자, 음향팀 등)
- 실내 온도 및 조명 상태 확인
- 늦은 봄, 초가을이라도 행사 전에 에어컨을 가동하여 내부 환기 필요
- 계단 삐거덕 소리 등 불완전한 요소 및 위험 요인 사전 제거
식단
- 옥외 행사의 경우 단상은 식사․치사를 위한 것으로 간소하게 하고, 참석자들의 일체감 조성을 위해 낮은 단상을 이용한다.
안내판 등 행사 표시물 설치
- 행사 표시물(현판 등)은 식장 내․외에만 설치하는 것이 원칙이고 준공식, 기공식 등 옥외 행사의 경우에는 행사장의 위치를 잘 알려 줄 수 있는 장소를 선정하고 필요한 홍보물 설치한다.
다과회장
- 건물의 상태, 수용능력, 냉․난방 및 환기 상태를 고려하여 다수 인원의 출입과 준비물 운반이 용이한 곳으로 선정한다.
- 다과 준비는 전문 업체에 의뢰하는 것이 가장 안정적이며 테이블 등 기타 물품은 주관 부서에서 설치한다.
- 식탁의 식기류 및 음료수 등은 모든 테이블이 같은 위치에 있도록 정렬하고 원형 테이블 운영시 그룹별 좌석 배치 안내한다.
- 다과중에 참석자들이 집중할 수 있도록 별도의 방송 시설을 준비한다.
기념식수 및 시삽
- 기념 식수 장소는 평소에 눈에 잘 보이는 건물 입구의 화단 등으로 하되 토양, 배수, 일조시간 등을 고려하여 선정한다.
- 기념 식수 준비는 참석자가 몇 삽 정도 흙을 퍼 넣으면 완전히 심어질 수 있도록 미리 가식한다.
- 참석자의 신발이 흙에 묻지 않도록 잔디와 비닐 매트 등으로 주위를 정돈한다.
- 기념 식수 표석은 식수가 끝날 때까지 표석을 흰천 또는 흰 종이로 덮어둔다.
테이프 절단
- 장소는 건물의 중심이 되는 출입구 또는 도로의 정중앙 테이프는 5방색(적,청,황,흑,백색)으로 된 천테이프를 사용하며 양쪽의 놋쇠봉에 단단히 묶도록 한다.
- 가위와 흰장갑은 별도 쟁반에 담아 안내 도우미로 하여금 전달한다.
- 도우미는 2명으로 하고 반드시 중앙 내빈부터 양쪽으로 배부하고 절단이 끝난 후 같은 방법으로 수거한다.
현판식
현판을 게시하는 동작이나 사진 촬영시 모습등을 감안하여 오른쪽에 서열이 높은 인사를 배치한다.
행사 진행 준비
일반 행사 식순
행사 진행 식순은 행사의 종류에 따라 달리 하나, 일반적인 공식 식순을 따르고 행사의 목적 이나 의식의 의의를 감안하여 신축성 있게 조정할 수 있다.
- 참석인원 소개
- 개 식
- 국민의례
- 국기에 대한 경례(국기에 대한 맹세 포함)
- 애국가 제창(1~4절)
- 순국선열 및 호국영령에 대한 묵념
- 경과보고 (필요시)
- 유공자 포상 (필요시)
- 식 사 (대회사)
- 치 사 (행사성격에 따라 기념사, 축사 등으로도 할 수 있으며 초청내빈 다수)
- 식가 합창 (필요시)
- 폐 식
시나리오 작성
- 모든 행사 계획이 확정되면 반드시 시나리오를 작성하되 진행 시나리오는 사회자의 맨트와 행사 역할자의 행동요령을 중심으로 작성한다.
- 문맥은 부드럽고 보통 말하듯이 작성하고 적당한 경어를 사용하며 모든 직위는 공식 명칭을 사용한다.
초청 인사 입장 및 안내
- 식장의 좌석이 지정되어 있을 경우에는 지정된 좌석까지 안내하고 지정되지 않았을 경우에는 적당한 좌석으로 안내한다.(안내원 필수 배치)
- 기념이 될 만한 행사시 방명록 비치한다.
- 다른 행사장으로 이동해야 할 경우 사전에 안내원과 차량 배치한다.
식전 안내
- 사회자는 행사 시작전에 행사의 전체적인 진행 순서와 이동 사항, 주빈의 환영 방법 등을 안내한다.
- 일반 초청인사의 대기 시간 무료함을 해소하기 위하여 경음악 연주 등 식전 행사 준비한다.
- 개식 선언 직전에는 「좌석을 정돈해 달라」는 멘트를 한다.
예행연습
- 원활한 행사 진행을 위해 표창 수여식 등은 예행 연습이 필요한 경우도 있다.
행사 준비 확인사항
- 행사중에는 긴급한 지시가 있을 수 있으므로 관련 팀장은 메인석을 주시
- 내빈 동선이 긴 경우 반드시 예찰하고 안내할 때에는 관련 팀장은 한걸음 앞서서 동선을 확보하고 국과장은 지근에서 안내
- 행사장은 1일전 모든 준비를 완료하고 최소한 일주일전 현장을 다녀와 행사계획 수립
- 행사의 시작과 끝 시간은 반드시 준수(다음 행사 차질 우려) 하고 다음 행선지(이동로) 파악
행사 진행
기본 방향
- 사회자는 행사 진행에 필요한 행사 요령과 간단한 주의 사항 및 식장 주변 사항을 알려주어야 한다.
- 식순에 의한 사회 시나리오는 암기할 정도로 숙지한다.
- 상자 참석 여부와 표창장이 시상 순서대로 정리되었는지 여부를 반드시 사전 확인한다.
- 사회자 옆에는 행사 실무자를 배치하여 내빈 소개 등에 대한 사회자를 컨트롤하여 불필요한 내빈 소개를 방지한다.
- 행사 성격에 따라 사회자 억양 주의하고 국경일 행사시에는 엄숙한 억양으로 진행하고 애드립은 자제한다.
식전 안내
의식이 시작되기 전에 사회자는 의식을 질서 있게 진행 시키기 위하여 대체로 다음과 같이 식장 정리에 필요한 조치를 하도록 한다. 의식 진행 중의 유의 사항에 대하여도 함께 개식 전에 주지시키도록 한다.
옥내의 경우
- 식장의 전반적인 좌석배치 상황을 설명하고 참석자가 지정된 좌석에 착석토록 한다.
옥외의 경우
- 옥내의 경우에 준하여 참가자들을 정렬하도록 하되, 단체별로참가하였을 경우에는 각 단체의 인솔자에게 일차적으로 정돈하도록 한다. 특히 많은 사람이 참가하는 식장에서는 퇴장시의 혼잡을 피하기 위하여 퇴장 순서와 요령에 대해서도 개식 전에 미리 공지한다.
개식 선언
행사 주빈이 입장하여 착석한 후 장내가 정리된 것을 확인하고 행사 주관자(시장 등)의 시작 승인(눈맞춤 등) 후 사회자는 간략하게 개식 선언을 하며, 이때 팡파르 등 개식 주악이 있으면 주악토록 한다. “예” : “지금부터 제○○회 ○○○기념식을 시작하겠습니다.”(팡파르)
국민의례
- 국기에 대한 경례
- 사회자는 참가자 전원을 기립시켜 국기가 위치한 방향으로 향하게 한 다음“국기에 대하여 - 경례!” 구령을 하며,주악(경례곡) 중간에 “국기에 대한 맹세”를 낭송(녹음설비의 이용가능)토록한다
- 국기에 대한 맹세
나는 자랑스런 태극기 앞에 자유롭고 정의로운 대한민국의 무궁한 영광을 위하여 충성을 다할 것을 굳게 다짐합니다.
- 경례방법
- 제복 착용자는 거수경례를 하면서 국기에 주목
- 일반 참가자는 오른손을 펴서 왼편 가슴에 대고 국기에 주목
- 평복으로 착모한 자는 모자를 벗어 오른손에 든 채로 왼편 가슴에 대고 국기에 주목
- 주악(경례곡)
- 주악 (경례곡 )은 사회자의 국기에 대한 경례의 구령이 끝남과 동시에 시작하여 주악이 끝나면 사회자는“바로”의 구령을 한다.
- 애국가 제창
- 애국가는 모든 의식에서 부르게 되면 의식에 참가한 사람은 누구나 애국가를 경건한 마음과 단정한 자세로 제창한다.
- 정부 의전 편람에 의하면 애국가는 가급적 4절까지 부르도록 하나 대부분 시간 관계상 1절만 부른다.
- 사회자는 “1절만 부르겠습니다” 가 아닌 “1절을 부르겠습니다” 라고 한다. 구령 “1절만” 이라는 뜻은 당초 4절까지 불러야 하나 1절까지만 부른다는 뜻을 사회자가 재차 언급하는 것으로써 엄숙하고 경건한 애국가의 뜻을 저해하는 것으로 볼 수 있다.
- 순국선열 및 호국영령에 대한 묵념 (행사성격에 따라)
- 사회자는 “이어서 순국선열 및 호국영령에 대한 묵념이 있겠습니다.”라고 한다.
- 사회자의 “일동 - 묵념!” 구령에 따라 참가자 전원이 경건한 마음과 태도로서 순국선열 및 호국영령의 명복을 기원하며, “바로!”의 구령으로 끝난다.
- 유공자 포상(필요시)
- 사회자는 포상사유를 간략히 소개한 다음 유공자를 호명하고, 호명 받은 수상자는 단상에 일렬로 정렬하고(단하에서 보아 직각 / 도우미 정렬 안내) 이어 수여권자가 중앙에 서게 되면 수여권자에게 차려 자세로 경례를 하도록 한다.
- 경례가 끝나고 사회자가 가장 높은 훈격의 훈장증을 낭독하고 나면 수여권자는 차례로 포상하며, 포상이 끝나면 수상자는 수여권자에게 경례를 한 후 자리에 위치한다.
- 단상 위의 유공자가 포상이 끝남과 동시에 꽃다발 등 축하 선물을 전달하고 유공자는 단하 내빈께 함께 인사 후 퇴장한다.
- 주의사항
- 수상자가 행사중 불가피하게 수상치 못할 경우가 있으므로 단상 위 보조자는 항상 유의하고 표창장 훼손에 유의
- 포상자가 많은 경우 상장내용은 축약해서 낭독
- 표창 수여자(국회의원, 의장 등)가 참석 못할 시에는 가급적 행사장 수여를 제외하고 긴급하게 불참시에는 행사 주관자가 리 전수
- 경과보고(필요시)
- 경과보고는 행사의 직접적인 관련인사 (준공식의 경우 관계부서장 등)가 목적․의의․경과(추진) 사항을 간략하게 보고한다.(2분내외가 적당)
- 식사(式辭) / 대회사, 현재는 치사와 구분이 불명확함
- 식사는 당해 의식을 직접 주관하는 기관의 장(주최자, 市 행사시 시장)이 하는 것을 원칙으로 한다.
- 치사(致辭)
- 치사는 기념사, 축사 등으로 구분하고 참석자 중 지위, 행사의 관련 등을 감안 하여 상대적으로 비중이 높은 인사가 가장 먼저한다.
- 내빈이 불참하면서 축전을 보내는 경우에는 다른 축사를 모두 마치고 “000님 께서 축전을 보내주셨습니다” 라고 간단히 소개한다. (축전 내용은 낭독하지 않음)
- 축사의 종류
- 축사 : 축하의 뜻을 나타내며 일반적인 축제시 사용 (다수 내빈)
- 기념사 : 국경일 및 기관, 단체의 기념할 일이 있을 때 (시장)
- 치사 : 치하의 뜻으로 공로에 대한 위로, 업적에 대한 찬양의 글 (거의 안씀)
- 격려사 : 각종 체육대회 등 선수 출전식 시 격려
- 훈시 : 직무상의 가름침이나 주의 사항을 전달 (월례조회)
- 대회사 : 체육행사 등 대회를 알리는 식사 (행사 주관자 낭독)
- 대독(代讀)의 관례
행안부는 대독 기준이나 지침은 없으나 최근에는 대독을 하지 않는 경향이라고 회신했다. 대독이 필요한 경우에는 차하위 직위자가 하는 것이 적절하고(부득이한 경우 차차하위 직위자 가능) 내용을 읽은 후 말미에 직위만 읽고 “대독” 이라는 말은 생략한다.
- 시장 : 부단체장, 국소단장 가능 * 의장 : 부의장, 의원 가능하다.
- 국회의원 : 의원 자체가 행정기관이므로 대독은 범위 이탈이다.
- 식가(式歌) 합창
- 각종 의식의 노래는 합창단이 참여할 경우 합창하거나 참석 인사전원이 제창토록 한다.
- 폐 식
- 사회자는 간략하게 폐식 선언을 하며, 이때 팡파르 등 폐식 주악이 준비되었을 경우 주악토록 한다.
내빈소개 및 자리배치
내빈 소개
- 필요할 경우 가급적 개회선언 전에 실시(내빈소개는 바쁜 일정에도 참석한 내빈들에 대한 최소한의 예의) 소개순서는 초청인사 예우기준에 의하여 소개한다.
소개 순서
- 시장, 국회의원, 시의회의장, 원외 당원 협의회장, 노인회장, 경찰서장, 교육장, 도의원, 시의원, 소방서장 등 기관장 및 사회단체장 순으로 소개한다.
- 국회의원은 '다선⇒연령⇒가나다순'으로 한다.(국회의전편람 참조)
- 학교장 등 서로 관련된 단체장은 초중고 그룹별 소개하되 가,나,다 순으로 소개한다.
- 도의원은 다선⇒선거구 순으로, 시의원 소개는 '부의장, 운영 위원장, 기획행정위원장, 도시산업위원장'순이며 시 의회에 확인한다. 단, 읍․면․동 지역주민 행사 시에는 해당 지역 시의원 먼저 소개한다.
주의사항
- 내빈소개는 행사와의 관련성이나 직급 등을 종합적으로 고려한다.
- 예) 3.1절기념식, 광복절경축행사 : 광복관련 인사 우대
- 현충일 추념식, 6.25기념행사 : 보훈단체관련 인사 우대
- 노인의날 행사 : 원로단체 우대 (노인의날 행사는 시장보다 먼저 소개하는 경우도 있음)
- 내빈소개가 많은 경우 함께 소개하며 사회자는 미리 함께 드린다는 멘트후 그룹별로 소개 할 수 있고 구두로만 소개도 가능하다.
- 내빈 소개 순서와 자리 배치 순서는 가급적 일치하도록 유의한다.
- 대리 참석자인 경우 사회자는 대리 참석을 언급하지 말고 참석자의 직위와 성명을 기타 순서에 맞춰 소개한다.
- 국경일 행사는 내빈 소개를 생략하는 것이 바람직하고 주요 내빈(국회의원, 시의장 등) 불참시 사유를 시장에게 반드시 보고
서열 및 자리 배치
행사의 성격, 주관 기관 경과보고 , 기념사 등 행사의 역할과 당해 행사와의 유관도 등을 감안하여 결정하고 좌석 배치는 내빈 소개와 일치하도록 하는 것이 바람직하다. 좌석 배치는 단하에서 단상을 바라 보는 기준이며 노인 회장은 어른신으로 우대할 수 있다.
- 오른쪽 : 행사주관 기관장 및 해당 지역 인사로 배치 또는 유관기관 및 사회단체장
- 왼 쪽 : 외부 초청인사 또는 국회의원, 시의원 등 선출직 인사
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